31 julio, 2021

Claves para el plan de TIC en las Pymes

La introducción y aplicación correcta de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) en el planeamiento estratégico de las Pymes, implica la consideración de una serie de procedimientos clave: Decisión, Difusión, Asesoramiento e Implementación. Los expertos en TIC aconsejan que estos pasos se sigan cuidadosamente para que el ingreso de las nuevas tecnologías de la comunicación e información sea realmente útil a la empresa, y por ende, utilizada por todo su personal.

El incumplimiento de dichos objetivos se traducen en pérdidas en reemplazo de las ganancias.

*Decisión: la debe tomar la alta gerencia de la empresa para la implementación de las TIC. Al momento de la decisión es importante saber en qué afectará esta implementación a la empresa, y si su personal está capacitado para ello. Igualmente se debe tener claro qué área de la empresa va a ser modificada o si el cambio va a ser integral. El conocimiento del entorno y la competencia también serán de suma importancia.

Considerando el carácter estratégico del programa de TIC, en esta instancia de decisión, siempre es conveniente hacerse algunas preguntas:

¿La implementación de una nueva tecnología mejorará mi negocio?

¿Esta nueva tecnología se está aplicando en otras empresas?

¿Qué inversión estamos dispuestos a destinar al programa de TIC?

¿En qué medida y de qué forma afectará esta nueva tecnología a nuestros trabajadores?

¿Podrán aprenderla e incorporarla rápidamente a los procedimientos cotidianos?

¿Estamos decididos y preparados para arriesgar?

*Difusión: Cuando tengamos tomada la decisión, es necesario involucrar a todo el personal de la empresa en el proceso. Será positiva la elaboración de guías prácticas como manuales y referencias prácticas sobre la nueva tecnología que se va a implementar. La organización de jornadas divulgativas mediante el envío de correos electrónicos o almuerzos de camaradería, ayudarán a comunicar las novedades tecnológicas.

El trabajo de difusión no puede estar al margen de la orientación permanente que debemos prestar a nuestro personal, a través de la resolución de sus dudas y preguntas. Los mensajes relacionados con la implementación del programa de TIC deben tener frases que despierten curiosidad

*Asesoramiento: el asesoramiento implicará tres pasos a seguir: un estudio de mercado (la empresa debe evaluar su FODA y planeamiento estratégico, con el fin de que la nueva tecnología se adapte con más facilidad), establecer una propuesta de solución (evaluación detallada de la infraestructura y del servicio de comunicaciones, así como las mejoras de rendimiento y disminución de costes), evaluación y selección (etapa en la que la Pyme debe seleccionar la tecnología que más se adecúe a su actividad y negocio, considerando los diagnósticos ya realizados)

*Implementación: en dicha fase debemos seguir los dos pasos correspondientes a esta última etapa: implementación de soluciones (aplicación de la solución tecnológica que hemos definido, siempre destinada a la mayor competitividad en el mercado, y considerando los tiempos estimados para su puesta en marcha), seguimiento y mejora (se trata de la fase más importante después de implementar el programa. Es importante asignar a personal especializado la vigilancia y solución de cualquier inconveniente que se pueda manifestar).

Si al cabo de un mes, la tecnología implementada está dando los resultados esperados, pero se necesita algún reajuste, lo más recomendable es recurrir a las siguientes medidas:

*La realización de talleres TIC: en ellos cada participante expresará sus puntos de vista respecto al funcionamiento del programa. Servirá para permitir las mejoras respectivas.

*Acordar el envío de correos sobre las fallas del programa a los asesores, con el fin de que puedan realizar las mejoras respectivas

*Mantener la constante capacitación del personal involucrado cuando se incluyan actualizaciones relacionadas con el nuevo programa tecnológico

*Organizar círculos de trabajo regulares para evaluar las conclusiones para facilitar el proceso de reajustes.